เป็นวิทยากรหัวข้อเทคนิคการทำงานแบบเคลื่อนที่

วันนี้ช่วงบ่าย ผมจะเป็นวิทยากรในงาน GBG Bangkok Meet Up! : “Business on The move” เทคนิคการทำงานแบบเคลื่อนที่ ทุกที่ ทุกเวลา รวมกับพัช @iPattt และพี่ป้อมภาวุธ @pawoot โดยร่วมเสวนาจากปาย เลยขอเอาหัวข้อมาทดไว้ก่อน เผื่อมีปัญหาด้านการสื่อสารในงาน 🙂

ออกตัวก่อนว่า ผมเองก็เป็นผู้ทดลองทำงานแบบเคลื่อนที่ หรือ Remote Working คนนึง ไม่ใช่เป็นกูรูอะไร แต่อาศัยว่า ทำ Virtual Office กับพัช ในนามไทเกอร์ ไอเดีย มาสองปี และทำงานกับ สามย่าน มาเกือบสองปี โดยอยู่ที่ปายบ้าง เข้ากรุงเทพฯ บ้าง ลองผิดลองถูกมาเป็นระยะ

พบว่าสิ่งสำคัญที่จะทำให้ทำงานแบบนี้ได้คือ มี 2 เรื่องใหญ่ๆ คือ วัฒนธรรมองค์กร และ เครื่องมือ

วัฒนธรรมองค์กร

การจะทำงานแบบออนไลน์ ไม่ค่อยได้เจอหน้ากันได้นั้น ผมว่าสิ่งสำคัญคือทีมต้องมีพื้นฐานการทำงานที่ตรงกัน คือ

1. พูดความจริง ไม่สร้างภาพ

ผมคิดว่า คนไทยจำนวนมาก คุ้นเคยกับการสร้างภาพ แต่งเกรด แต่ง KPI กันมาโดยตลอด และองค์กรใหญ่ๆ หลายๆ องค์กร ก็สอนให้พนักงานโกหกผู้บริหาร (โดยไม่รู้ตัว) ผู้บริหารอยากฟังแต่ข่าวดี อยากฟังแต่เรื่องที่ไม่มีปัญหา ทำให้แม้จะเปลี่ยนมาเป็นการทำงานออนไลน์ก็ไม่ได้เกิดประโยชน์อะไร

เพราะการทำงานออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ คือการสื่อสารที่รวดเร็ว และเห็นข้อมูลหน้างานทันที ถ้างานมีปัญหา, ลูกค้าปรับเปลี่ยนคำสั่ง ฯลฯ ระบบจะต้องรายงานอย่างตรงไปตรงมา และทุกคนที่เกี่ยวข้องจะรับรู้ร่วมกัน

2. เผชิญหน้ากับปัญหา ไม่มัวจับผิดเรื่องเล็กๆ น้อยๆ

หากองค์กรจะพูดความจริงกันได้ ผู้บริหารต้องมีทรรศนคติเผชิญหน้ากับปัญหา เจอปัญหาแล้วแก้ปัญหาก่อน ไม่มัวหาคนผิด จับผิดเรื่องเล็กน้อย เพราะจะทำให้ไม่มีใครอยากรายงานความจริง แม้ความจริงจะเกิดขึ้นออนไลน์ ก็จะหาทางแต่งข้อมูลกันไป

3. แยกแยะ “สัญญาณ” ออกจาก “คลื่นรบกวน”

ฝรั่งใช้คำว่า Signal vs. Noise นั่นคือ เมื่อมาทำงานออนไลน์ เราจะเจอข้อมูลมหาศาลที่เข้ามาใน Mailbox หรือ Social Network ต่างๆ สิ่งสำคัญของการทำงานในยุคนี้คือ ต้องแยกแยะว่า อะไรเป็นแค่คลื่นรบกวน เมลแจ้งให้ทราบ หรืออะไรคือ สัญญาณที่ต้องตัดสินใจ

จากประสบการณ์ ผมคิดว่า การทำงานกับทีมขนาด 20 คนที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสาร อย่างน้อยเราน่าจะต้องเช็คเมลวันละ 50-100 ฉบับ และต้อง “ตัดสินใจ” ประมาณ 5-10 เมล

แต่ผู้บริหารที่ไม่ถนัดเช็คเมล หากมีเลขา หรือ Project Manager ที่เก่ง ก็จะสามารถกรอง “สัญญาณที่ต้องตัดสินใจ” ออกมาให้ได้อยู่ดี

4. มีวินัย สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อต่างคนต่างไม่ได้เจอหน้ากันเป็นประจำ สิ่งที่จะทำให้งานเดินต่อไปได้คือ ต้องมีวินัยในการสื่อสารหรือนัดประชุมสูงมาก

ที่ ไทเกอร์ ไอเดีย มี Weekly Meeting กันมาสองปีโดยตลอด หากออนไลน์ช้าไป 1 นาที ก็จะมีคนทวิตทวง หรือโทรตาม

วินัยในเรื่องอื่นๆ ก็เช่น การลงเวลาทำงาน เพราะจะทำให้ทุกคนยอมรับกติกาเดียวกัน เช่น ต้องทำงานวันละ 8 ชั่วโมง, ต้องประเมินเวลาที่ใช้ในแต่ละงานว่ามีประสิทธิภาพจริงหรือเปล่า ซึ่งมันก็คือการพูดความจริงแบบหนึ่ง หากศิลปินคนหนึ่งจะบอกว่า ผมนั่งมองหน้าต่างอยู่ 7 ชั่วโมง และทำงานแค่ 1 ชั่วโมงก็เสร็จ ก็ต้องยอมรับความจริงว่า งานนั้นเค้าใช้เวลาทำ 8 ชั่วโมง – ซึ่งอาจจะมากกว่าพนักงานคนอื่นๆ ที่ทำงานช้ากว่าก็เป็นได้

เครื่องมือและระบบ

เครื่องมือที่ทำให้เราสามารถทำงานออนไลน์ร่วมกันได้นั้น มีอยู่จำนวนมาก ลองอ่านที่ พัชเขียนแนะนำเครื่องมือไว้ได้ครับ ผมเองลองใช้ เลิกใช้ มาก็เยอะ ที่คิดว่าน่าสนใจคือ

1. Google App

งานเอกสารออนไลน์เกือบทั้งหมด ทำผ่าน Google Docs จะสะดวกมาก ทุกคนทำงานพร้อมกันได้ ทั้งงานเอกสาร, งานตารางข้อมูลต่างๆ นอกจากนั้น งานอีเมล, ตารางนัดหมาย ผมคิดว่า Google App ให้มาครบแล้ว เมื่อรวมถึง Google+ ที่มีระบบประชุมร่วมกัน (Google Hangout) ก็ทำให้ตอบโจทย์

2. Dropbox

Dropbox คล้ายๆ กับพื้นที่ Server ในอินเทอร์เน็ต ที่คอย sync กับเครื่องเราตลอดเวลา สามารถแบ่งพื้นที่ใช้ร่วมกับคนอื่นๆ ก็ได้ เมื่อเราแก้ไขไฟล์ ไฟล์ในเครื่องของคนอื่นๆ ก็จะเปลี่ยนแปลงไปอัตโนมัติ โดยมีการ Backup ทุกๆ เวอร์ชันของไฟล์ไว้

จริงๆ ใช้ Google Drive ก็ได้ ใกล้เคียงกัน ราคาถูกกว่า แต่ผมใช้ Dropbox จนชิน ผมคิดว่าสำหรับทีมเล็กๆ เสียเงินเดือนละ $9.99 แลกกับพื้นที่ Server 100GB นั้น คุ้มค่ามาก

3. Basecamp

เป็นระบบทำงานร่วมกันออนไลน์ คือเป็นเว็บบอร์ดไว้คุยงาน, เป็นที่มอบหมายงาน และกำหนดตารางทำงานร่วมกัน หากงานนึงล่าช้า เราสามารถเลื่อนกำหนดงาน ซึ่งกระทบกับงานอื่นๆ ได้ทันที นั่นหมายความว่า ทุกคนเห็นร่วมกันตั้งแต่แรกว่า มีปัญหา หรือความล่าช้าในขั้นตอนไหนบ้าง และจะกระทบกำหนดการอย่างไร ไม่ใช่รู้กันแค่ว่าไม่มีปัญหา แล้วสุดท้ายงานก็ไม่เสร็จ

4. Harvest หรือ Freshbook

เป็นระบบที่ไว้สร้างใบเสนอราคา, บันทึกเวลาทำงาน (สำหรับงานที่คิดเป็นรายชั่วโมง) และวางบิล โดยสามารถให้ลูกค้าจ่ายเงินผ่านอินเทอร์เน็ตได้ เท่าที่ใช้มา Harvest จะได้เปรียบตรงเห็น Report สวยๆ ไม่เน้นการบันทึกด้านการเงิน ในขณะที่ Freshbook จะเหมาะกับทีมขนาดเล็กที่ครบวงจรกว่า เพราะมีงบดุล, งบกำไรขาดทุน (แบบรวมบัญชี) ให้เลย

ระบบอื่นๆ แนะนำให้ดูรายชื่อที่ AgileDesigners.com (ปัจจุบันเจ้าของไม่ได้ทำต่อแล้วนะครับ)

สรุป

การทำงานออนไลน์ที่จะทำให้สามารถทำงานแบบเคลื่อนที่ได้ทุกที่ที่เวลานั้น สิ่งสำคัญมากๆ คือวัฒนธรรมองค์กร หรือทีมสปิริต เพราะจะทำให้ทุกคนรายงานผลได้ตรงกัน สื่อสารกันด้วยความจริงไม่ใช่ความเชื่อ แล้วหลังจากนั้น ค่อยหาระบบที่เหมาะสมกับงานที่ต้องการ ซึ่งมีอยู่จำนวนมาก ทั้งฟรี และค่าใช้จ่ายไม่สูงนัก

ปล. เพิ่มเติมรูปจาก Google Plus ครับ

ความเห็น